KassenSichV Meldepflicht

Alle Aufzeichnungssysteme müssen dem jeweiligen Finanzamt gemeldet werden. Dies wird im Zuge der Fertigstellung der TSE Anbindung mit Unterstützung von Hypersoft erfolgen und wir kommen diesbezüglich noch auf Sie zu.

Auszug aus dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 11.09.2020: „Von der Mitteilung nach § 146a Absatz 4 AO ist bis zum Einsatz einer elektronischen Übermittlungsmöglichkeit abzusehen. Der Zeitpunkt des Einsatzes der elektronischen Übermittlungsmöglichkeit wird im Bundessteuerblatt Teil I gesondert bekannt gegeben.“

Neue Mitteilung Mitte 2023: Die Meldungen sollen ab 2024 über das ELSTER Verfahren erfolgen können.

Entwurfsstatus:

 Der nachfolgende Bereich ist unfertig, bestehende Texte können gegebenenfalls noch angepasst, ergänzt und korrigiert werden...

Definition einer meldepflichtigen Hypersoft Kasse

Als Kasse agiert das jeweilige Hypersoftsystem auf einem Gerät und nicht etwa "der Programmträger und -ausführer" (der PC, das Tablet, das Mobilgerät). Die Meldepflicht ist nicht nur als Sicherheitssystem nach außen (zur Behördenseite hin) sondern auch intern bezüglich Fraud Protection für Sie nützlich.

Gerade in einem Kassenverbund können die meisten Geräte (als Programmträger und -ausführer) bei einem Hardwaredefekt einfach ausgetauscht werden, da die Daten vor Ort im Verbundsystem sind und bleiben. Somit besitzt nicht der Programmausführer allein, sondern die Hypersoftkasse auf dem Gerät eine Hypersoft Kassenprogrammseriennummer. Diese wird vom Hersteller der Kasse, nämlich Hypersoft, vergeben.

Mit Fertigstellung des TSE Systems werden Geräte mit diesen Nummern versehen, zugeordnet und eingerichtet. Der Hypersoft Algorithmus kümmert sich in Abstimmung mit unserem Support und Ihren Anweisungen darum, dass die Hypersoft Kasse nur unter diesen Voraussetzungen funktioniert und nicht etwa durch Austauschgeräte oder einfache Trennen vom System die Kassen duplizierbar sind (Fraud Protection).

Diese Hypersoft Kassenprogrammseriennummer können Sie am sichtbaren Programmträger (PC, Gerät, Mobilgerät) platzieren und den Behörden melden. Somit wird ein Zusammenhang der Hypersoft Kassenprogrammseriennummer mit dem Geräte als Programmträger hergestellt.

Platzierung der Lizenzen

Bisher gab es einen Anzahl und einen Lizenztyp, zum Beispiel 3 x Hypersoft POS (stationäre Kasse) und 4 x Hypersoft mPOS (mobile Kasse). Unabhängig davon gibt es die Stationsverwaltung, in der wir die einzelnen Stationen organisatorisch benannt haben und den jeweiligen Stationstyp (nicht nur als Kassen, z.B. auch Hypersoft MCP Büroarbeitsplatz) definieren. Für die Zukunft werden in unserem Beispiel die 3 x Hypersoft POS Lizenzen jeweils genau der entsprechenden Station zugewiesen. Mobilgeräte verhalten sich allerdings anders, denn wurden bisher immer einer Station gesammelt zugewiesen. Da aber zukünftig die einzelnen Mobilgeräte meldepflichtig sind, erhält jedes Mobilgerät einen Eintrag in der Stationsverwaltung. Aus den 4 x mPOS Geräten aus unserem Beispiel werden vier einzelne Lizenzen und Stationen denen somit 4 Hypersoft Kassenprogrammseriennummer zugewiesen werden, um als jeweils als Kassen gemeldet werden zu können. Insgesamt haben wir in unserem Beispiel somit 7 meldepflichtige Kassen, 3 stationär und 4 mobil.

Umstellung vorhandener Systeme

Die Umstellung der Informationen in der Stationsverwaltung erfolgt weitgehend automatisch. Auch werden die Hypersoft Kassenlizenzseriennummern mit Informationen zum Standort und Gerät ergänzt.

(Wenn Sie Hypersoft POS Quick-Service und Full-Service Lizenzen "gemischt" verwenden, erfolgt eine manuelle Zuweisung der Stationen mit Hilfe unseres Supports. Weiterführende Dokumentation: Hypersoft ePOS Lizenzen)

Wenn Sie bisher Kassen an unterschiedlichen Orten verwendet haben, so ist dies kaum mehr praktikabel, da sie diese für jeden Ortswechsel abmelden und anmelden müssten. Zur genaueren Definition von Ortswechseln werden wir uns noch äußern. Beispiel: eine Kasse aus dem Betrieb zu einem Stadtfest zu bringen ist ein meldepflichtiger Ortswechsel.

Weitere Details arbeiten wir nach Bekanntwerden der aktuell ausgesetzten Meldepflicht zu folgenden Themen aus:

Jede Kasse muss gemeldet werden und es muss sich exakt diese Anzahl im Betrieb befinden, nicht weniger (wo ist sie sonst evtl. im Einsatz?) und selbstverständlich nicht mehr.

Terminal Commander und Stationsverwaltung...

Der Hypersoft Terminal Commander ermittelt beim Starten, sowie zu jedem /TTAGeschlossen Der Theoretische Tagesabschluss (TTA) wendet den kalendarischen Tageswechsel zu einer von Ihnen festgelegten Uhrzeit an (Standardeinstellung 6:00 Uhr). Das Programm kann zu diesem Zeitpunkt automatisch Abschlüsse, Aktualisierungen und Wartungen durchführen. Danach beginnt mit der ersten POS-Buchung des Tages ein neuer Verkaufstag. die Lizenzen und generiert bei Änderungen für jede einzelne Lizenz eine Lizenz-Seriennummer.

Jede Station die ein buchendes System darstellt (POS, mPOS etc.) fordert aus diesem Pool Lizenznummer an und verbindet sich fest an diese Station. Dies geschieht automatisch für alle buchenden Systeme (da es bisher keine Stationsnummern für einzelne Mobilgeräte gab, werden diese nun zusätzlich ab Stationsnummer 650 automatisch angelegt und hierbei mögliche Überschneidungen mit eventuell vorhandenen Stationsnummern ausgeschlossen.

Es gibt mit dem SP7 2 neue Stationstypen: Clou Mobile für Windows (gilt auch für mPOS Handheld) & Clou Mobile für Orderman. Beim Starten der entsprechenden Geräte werden den Stationen dann die Lizenznummern zugeordnet. Eventuelle Fehler können in der Stationsverwaltung manuell korrigiert werden. Dort werden auch freie / verwendete Lizenzen angezeigt.

Da jedes mobile Gerät eine Stationsnummer hat, ist es nicht mehr möglich, Geräteseriennummern über das mPOS Setup zu löschen. Dies ist bei Gerätetausch zukünftig zu berücksichtigen und wird zukünftig über die Stationsverwaltung erfolgen. Es wird dann für die Station (das mobile Gerät) die Lizenz entfernt. Dadurch wird die Hardwarezuweisung entfernt und die Lizenz freigegeben. Ein weiteres (neues) mobiles Gerät nimmt beim Start dann dieses Position automatisch ein.

Wichtig: Das Kopieren von Tabellen / Dateien, Eingriffe per SQL oder sonstige Editoren sind für alle, auch Fachhändler, Administratoren oder sonstig kundige nicht zugelassen. Bei Bedarf wenden Sie sich an das Hypersoft Service Center.

In der Stationsverwaltung befindet sich zur Ansicht der Lizenzen eine neue Spalte Lizenz. Als Kürzel werden folgende verwendet:

POS = POS / Kasse

mP/T = mPOS Tablet

mP/H = mPOS Handheld

CM/O = Clou Mobile für Windows / Orderman (wird nicht unterschieden )

Im Register System werden die verwendeten und gesamten Lizenzen angezeigt:

Lizenzen freigeben oder zuweisen...

Im Kontextmenü befinden sich 2 neue Funktionen um eine Lizenz zu entfernen, oder eine Lizenz zuzuweisen. Es wird jeweils nachfolgend ein Code abgefragt der von unserem Support generiert wird ("Hypersoft Code 1), hierdurch wird sichergestellt, dass derartiges Eingreifen in Ihr System nur vom Hypersoft Support vorgenommen wird und in der Incidentverwaltung dokumentiert werden kann (Fraud Protection). Wie gewohnt können Sie dort die Supportkommunikation einsehen, bewerten und gegebenenfalls aus Ihrer Sicht Unerledigtes einfach neu initiieren.

Ist einer Station eine Lizenz zugewiesen, kann die Stationsnummer nicht mehr geändert werden. Beim Löschen einer Station wird auch der entsprechenden Code abgefragt, sofern eine Lizenz zugeordnet war.

 

Code eingeben:

 

Alle Geräte zeigen ihre Serien-Nr. an. Hier Hypersoft POS:

Hier sieht man die Nummer in Roter Schriftfarbe (weil diese Station noch keine Lizenz hat). Später (geplant ab 01.01.2020) erscheint ohne Lizenz eine Meldung und die Station wird angehalten, so dass damit nicht mehr kassiert oder gearbeitet werden kann.

im Hypersoft mPOS wird die Seriennummer in der Infotaste angezeigt:

Wie bereits erwähnt empfehlen wir die Hypersoft Seriennummern auch auf den Geräten sichtbar anzubringen. Hierfür arbeiten wir an einem automatischen Ausdruck.

CLOU MOBILE für Orderman TSE und Seriennummer

Es wird zukünftig jedes Handgerät beim Starten "Power On" geprüft und dann gegebenenfalls eine freie Stationsnummer und eine freie Lizenznummern verwendet (die alte Funktion um Seriennummern automatisch zu erfassen entfällt somit).

Die Hypersoft Kundennummer und die zugeordnete Stationsnummer bilden dabei die sogenannte TSE Seriennummer. Hier im Beispiel Kundennummer 24860 und die Stationsnummer 200 bilden die TSE Seriennummer 24860200. (Änderungen in dem Aufbau der Nummer sind möglich).

Die zugeordnete Stationsnummer (hier 200) wird somit zukünftig für die Signierung verwendet und damit dann unabhängig von der ausführenden Kassennummer immer prüfbar sein.

Weiterführende Dokumentation: TSE Daten zum POS Freestyle UX...

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